Der Verwalter von Wohnungseigentum beziehungsweise WEG-Verwalter wird zunächst durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt (§ 26 Wohnungseigentumsgesetz (WEG)). Die Regelungen für den Verwaltervertrag sind in dem Beschluss so zu benennen, dass ein neuer Eigentümer als Rechtsnachfolger die eingetretenen Rechtswirkungen aus der Formulierung entnehmen kann.
Auf dieser Grundlage kann dann ein detaillierter Verwaltervertrag abgeschlossen werden. Da regelmäßig nicht alle Eigentümer der Gemeinschaft den Vertrag unterschreiben können, werden in einem weiteren Beschluss einzelne Eigentümer - meist der Verwaltungsbeirat - ermächtigt, den Vertrag auszuhandeln und/oder zu unterschreiben. Wenn hierfür die wesentlichen Rahmenbedingungen der erteilten Ermächtigung in dem Beschluss vorgegeben wurden, ist ein solcher Vertrag grundsätzlich zulässig.
Die sicherste Lösung ist, den Verwaltervertrag vom Beirat aushandeln und dann von der nächsten Eigentümerversammlung genehmigen zu lassen.
Hierzu kann der Vertrag in der Einladung mit versandt werden - zwingend ist dies aber nicht, wenn er jedenfalls in der Versammlung zur Einsicht vorliegt. Durch die Sonderregelung des § 26 Absatz 2 Satz 2 WEG ist die maximale Bestellung - und damit auch die Vertragslaufzeit - des WEG-Verwalters auf die Dauer von fünf Jahren begrenzt. Lediglich für die Erstbestellung des Verwalters nach der Aufteilung gilt eine abweichende maximale Bestellungsdauer von drei Jahren.
Endet die Laufzeit des Verwaltervertrages, reicht eine Verlängerungsoption des Vertrages nicht, um das Vertragsverhältnis fortzusetzen. Auch für die Wiederbestellung ist ein erneuter Beschluss erforderlich, in dem wieder die wesentlichen Rahmenbedingungen (Vertragslaufzeit, Konkretisierung der Aufgaben, Verwaltervergütung) im Wesentlichen konkretisiert werden. Diese Wiederbestellung kann gemäß § 26 Absatz 3 WEG nicht auf Vorrat, sondern frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit beschlossen werden.
Die Aufgaben und Pflichten des WEG-Verwalters ergeben sich zunächst aus dem gesetzlichen Leitbild und insbesondere der Aufstellung gemäß § 27 WEG. Darüber hinaus sind im Verwaltervertrag die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters zu konkretisieren und zu differenzieren nach
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Grundleistungen (zum Beispiel Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Versammlung);
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Zusatzleistungen (zum Beispiel Regieleistungen, außerordentliche Versammlung)
Schließlich sollte auch die Haftung des Verwalters im Vertrag geregelt werden.
Generell unterliegt der Verwaltervertrag der Kontrolle nach dem AGB-Recht, da auch die WEG Gemeinschaft als Verbraucher nach §§ 13, 310 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) angesehen wird.
Hieraus ergibt sich die Konsequenz, dass
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der Verwaltervertrag als vom Verwender gestellt gilt und
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die Regeln der §§ 308, 309 BGB auch bei nur einmaliger Verwendung anwendbar sind.
Insofern kann der Beschluss über einen vom Verwalter vorformulierten Vertrag bei Anfechtung aufgehoben werden, wenn er dem AGB-Recht, der Gemeinschaftsordnung oder den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung widerspricht. Dies gilt insbesondere auch, wenn Regelungen gravierend von allgemeinen, gesetzlichen Vorgaben abweichen und den Vertragspartner benachteiligen. Beispielhaft ist es demnach verboten
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Pflichten und Lasten der Wohnungseigentümer zu begründen;
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von der Teilungserklärung abzuweichen;
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die gesetzlichen Pflichten des Verwalters einzuschränken;
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den Verwalter über die Regelungen des WEG hinaus zu ermächtigen;
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die Verjährung generell - zum Beispiel drei Jahre nach Vertragsbeendigung - abzukürzen;
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die Haftung generell auf grobe Fahrlässigkeit zu beschränken;
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die Haftung in der Summe zu begrenzen, wenn dies nicht im angemessenen Verhältnis zum Schadensrisiko steht.
Bei der Vergütung ist zu differenzieren zwischen der Grundvergütung für die gesetzliche Regelleistung und einer Sondervergütung für vertraglich übernommene Zusatzleistungen.
Generell muss die Vergütung in angemessenem Verhältnis zur erbrachten Leistung stehen. Darüber hinaus sollte eine monatliche Zahlungsweise der Vergütung vereinbart werden, da sie sonst erst nach der Erstellung der Jahresabrechnung fällig wird (§ 614 Absatz 1 Satz 1 BGB). Die Sondervergütung sollte tatsächlich nur für die Erfüllung zusätzlicher Leistungen anfallen. Wird sie für die Erfüllung der ohnehin bestehenden gesetzlichen Pflichten vereinbart, ist dies unzulässig.
Über die Vergütung hinaus enthält der Verwaltervertrag Regelungen über die Erstattung von Aufwendungen (beispielsweise Porto, Kopien) und der Umsatzsteuer. Wird dies nicht ausdrücklich vereinbart, hat der Verwalter hierauf keinen Anspruch. So ist ohne eine solche, ausdrückliche Regelung von einem Bruttohonorar auszugehen. Zudem ist immer der vom Vertragspartner als Endverbraucher zu zahlende Endpreis anzugeben (§ 1 Absatz 1 Preisangabenverordnung).
Vor diesem Hintergrund ist den Vertragspartnern zu empfehlen
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geprüfte Vertragsformulare zu übernehmen;
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sich bei Vertragsabschluss auf wesentliche Fragen zu beschränken;
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an dem Vertragsformular keine gravierenden Änderungen vorzunehmen.
Geprüfte Vertragsformulare gibt es unter anderem beim Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter (VNWI) www.vnwi.de
Ob der Vertrag wirksam vereinbart wurde oder nicht, kann oft erst im Zusammenhang beurteilt werden. Deshalb sollte im beiderseitigen Interesse auf unnötige Risiken verzichtet werden, damit sich Auseinandersetzungen um die Wirksamkeit von Verwalterverträgen erübrigen.