Auch Kaufleute haben beim Kauf von Waren und Anlagegütern Gewährleistungsrechte. Ist die gekaufte Sache mangelhaft, muss zunächst Nacherfüllung verlangt werden. Scheitert dies, können Minderung, Rücktritt oder Schadensersatz gefordert werden. Um diese Rechte durchzusetzen und zu bewahren, sind gewisse Anforderungen zu erfüllen, die über die des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) hinausgehen. § 377 Handelsgesetzbuch (HGB) erlegt dem Kaufmann nämlich Obliegenheiten auf, bei deren Verletzung die Gewährleistungsrechte verloren gehen.
Zunächst hat der Käufer die Ware unverzüglich nach deren Anlieferung zu untersuchen. Das Gesetz geht davon aus, dass Kaufleute beim Kauf von Gegenständen Profis sind und sich und dem Vertragspartner schnell Gewissheit über möglicherweise bestehende Gewährleistungsansprüche verschaffen können. Daher muss die Ware - soweit möglich - sofort dahingehend überprüft werden, ob sie ordnungsgemäß ist. Dies bedeutet übrigens nicht nur die Prüfung von Mängeln, sondern auch ob die bestellte Menge geliefert wurde.
Direkt nach der Untersuchung müssen entdeckte Fehler gerügt werden.
Dabei genügt es allerdings, wenn die Rüge sofort abgesendet wird. Der Empfang durch den Verkäufer kann sich verzögern, ohne dass dies die Rechte des Käufers berührt. In der heutigen Zeit dürften aber Rügen, die mehrere Tage auf dem Weg sind, als rechtsmissbräuchlich oder gegen Treu und Glauben verstoßend erscheinen. Immerhin kann die Rüge formfrei erklärt werden, das heißt eine Email genügt.
Wie viel Zeit der Käufer für die Untersuchung hat, bis er Mängel (unverzüglich) rügen muss, hängt vom Mangel und der Sache ab. Offenkundige Mängel wie äußere Beschädigungen müssen sofort gemeldet werden. Mängel in der Zusammensetzung oder der Funktionsfähigkeit können oft rein praktisch erst nach längerer Prüfdauer entdeckt und sodann gerügt werden, andererseits lassen bestimmte Waren eine lange Prüfdauer gar nicht zu.
In der Regel werden vier Tage bis eine Woche als angemessene Prüfzeit angenommen. Werden aber Schnittblumen gekauft, muss bereits nach sechs bis zwölf Stunden gerügt werden. Bei komplizierten technischen Geräten sollen 14 Tage noch in Ordnung sein. In extremen Fällen wurden auch noch zwei Monate (Ventilatoren für ein Rückkühlwerk) als ausreichend für die Gewährleistung akzeptiert. Insgesamt ist die Tendenz in der Rechtsprechung, dass die Zeit für Untersuchungen immer großzügiger bemessen wird. Inzwischen wird von einigen Kommentaren eine „Daumenregel“ von 14 Tagen für Untersuchungen angenommen. Bei verderblichen Waren ist natürlich stets Eile geboten.
Bei der Gewährleistung unter Kaufleuten kommt es immer auf den Einzelfall an.
Zur Vermeidung von Unsicherheiten verwenden viele Unternehmen Regelungen zur Rügepflicht in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dies ist zulässig und auch praktisch, da die Vertragsparteien am Besten wissen, wie viel Zeit für eine ordnungsgemäße Untersuchung benötigt wird.
Ist sich der Kaufmann nicht sicher, ob ein Mangel vorliegt, sollte er immer Rügen. Eine so genannte Verdachtsrüge ist unschädlich, wahrt aber alle Rechte. Kommt die Rüge zu spät oder unterbleibt sie, so gilt die Ware als genehmigt. Die Gewährleistungsansprüche sind dahin. Bei Mängeln, die durch eine ordnungsgemäße Untersuchung nicht zu entdecken waren, gehen die Rechte natürlich nicht verloren. Allerdings muss der Käufer zum Zeitpunkt der Entdeckung des Mangels sofort handeln und den Verkäufer informieren.