Arbeitgeberleistungen für Fahrten des Arbeitnehmers im öffentlichen Personennahverkehr sind immer begünstigt. Das gilt auch dann, wenn es sich um Privatfahrten handelt. Im öffentlichen Personenfernverkehr kann die Steuerbefreiung hingegen nur beansprucht werden für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, für Fahrten zu einem Sammelpunkt und für Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.
Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Zu den öffentlichen Verkehrsmitteln zählen Züge, S-Bahnen, Straßenbahnen und Busse, die auf festgelegten Linien oder Routen mit festgelegten Haltepunkten fahren.
Busse und Bahnen, die für konkrete Anlässe speziell gemietet oder gechartert werden, fallen nicht in den Anwendungsbereich der Steuerbefreiung. Gleiches gilt für Taxen im Gelegenheitsverkehr, die nicht auf konzessionierten Linien oder Routen fahren, sowie für Flugzeuge.
Unterscheidung zwischen Fern- und Nahverkehr
Zum Personenfernverkehr gehören Fernzüge der Deutschen Bahn und anderer Anbieter sowie Fernbusse. Alle anderen öffentlichen Verkehrsmittel gelten aus Vereinfachungsgründen als öffentlicher Personennahverkehr.
Begünstigte Leistungen des Arbeitgebers
Arbeitnehmer können sowohl bei Sachbezügen als auch bei Barlohn von der Steuerbefreiung profitieren. Begünstigt sind daher nicht nur Fahrberechtigungen, die vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt überlassen werden. Der Arbeitgeber kann auch einen Zuschuss zu den von den Arbeitnehmern selbst erworbenen Fahrberechtigungen leisten. Keine Rolle spielt es dabei, ob es sich um Fahrscheine für einzelne Fahrten handelt, um Zeitkarten wie Monats- oder Jahrestickets oder um Ermäßigungskarten wie zum Beispiel eine Bahncard 25 oder eine Bahncard 50.
Tipp: Umfasst eine Fahrberechtigung die Mitnahme von anderen Personen oder ist ein Fahrschein auf andere Personen übertragbar, schließt dies die Steuerbefreiung nicht von vornherein aus.
Zusätzlich erbrachte Leistungen des Arbeitgebers
Grundvoraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass die Leistungen des Arbeitgebers zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Dies ist zu bejahen, wenn die zweckbestimmte Leistung zu dem Arbeitslohn hinzukommt, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet.
Wird die Leistung hingegen unter Anrechnung auf den arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn oder durch dessen Umwandlung gewährt liegt keine zusätzliche Leistung vor. Eine mittels Gehaltsumwandlung oder Gehaltsverzicht erbrachte Arbeitgeberleistung fällt somit nicht unter die Steuerbefreiung.
Tipp: Als zusätzlich gilt eine Leistung des Arbeitgebers auch dann, wenn der Arbeitnehmer aus den vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zur Verfügung gestellten Mobilitätsalternativen wählen kann (zum Beispiel zwischen einem Dienstwagen, einem E-Bike oder einer Fahrberechtigung für öffentliche Verkehrsmittel).
Minderung der Entfernungspauschale
Die Entfernungspauschale ist um die Leistungen des Arbeitgebers zu kürzen, die nach Paragraf 3 Nummer 15 EStG steuerfrei sind. Diese Kürzung erfolgt maximal bis auf null Euro. Sie ist auch in den Fällen vorzunehmen, in denen der Arbeitnehmer die steuerfreie Fahrberechtigung tatsächlich nicht für die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte nutzt.
Tipp: Die Kürzung der Entfernungspauschale unterbleibt, wenn der Arbeitnehmer wirksam auf die Fahrberechtigung verzichtet hat.
Der Kürzungsbetrag entspricht dem Wert der überlassenen Fahrberechtigung oder dem geleisteten Zuschuss, der ohne die Steuerbefreiung als Arbeitslohn zu besteuern gewesen wäre.
Tipp: Aus Vereinfachungsgründen bestehen keine Bedenken, als Wert der überlassenen Fahrberechtigung die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.
Ausblick: Nach dem Entwurf des Jahressteuergesetzes 2019 soll die Ausgabe eines Jobtickets künftig mit 25 Prozent pauschal versteuert werden können. Dafür soll die Anrechnung auf die Entfernungspauschale entfallen.
Aufzeichnungs- und Nachweispflichten
Der Arbeitgeber muss die nach Paragraf 3 Nummer 15 EStG steuerfreie Leistung grundsätzlich individuell für jeden Arbeitnehmer ermitteln und in Zeile 17 der Lohnsteuerbescheinigung angeben.
Tipp: Wenn ein Arbeitgeber allen seinen Arbeitnehmern gleichartige Fahrberechtigungen anbietet und hierfür an den Verkehrsträger einen pauschalen Preis pro Arbeitnehmer zahlt, können zur Ermittlung des Kürzungsbetrags für den einzelnen Arbeitnehmer aus Vereinfachungsgründen die gesamten Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer nach gleichen Anteilen auf die Anzahl aller Arbeitnehmer aufgeteilt werden. Unabhängig davon, wie viele Arbeitnehmer die Fahrberechtigungen annehmen oder auf sie verzichten.
Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den vom Arbeitnehmer selbst erworbenen Fahrberechtigungen, muss die Verwendung nachgewiesen werden. Der Zuschuss darf dabei die Aufwendungen des Arbeitnehmers einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen. Die vom Arbeitnehmer erworbenen und genutzten Fahrausweise sind zum Lohnkonto aufzubewahren.
Gemischte Nutzung von Fahrberechtigungen für den Personenfernverkehr
In der Praxis kommt es häufig vor, dass eine Fahrberechtigung, die ganz oder teilweise die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung nach Paragraf 3 Nummer 15 EStG erfüllt, auch für Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten genutzt wird oder für eine Familienheimfahrt pro Woche im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Zum Beispiel, wenn einem leitenden Angestellten eine Bahncard 100 unentgeltlich oder verbilligt überlassen wird.
Die Arbeitgeberleistung ist nach Paragraf 3 Nummer 13 oder Nummer 16 EStG steuerfrei, soweit sie auf die Auswärtstätigkeiten und die Familienheimfahrten entfällt. Diese Steuerfreistellung hat Vorrang gegenüber der Befreiung nach Paragraf 3 Nummer 15 EStG.
Tipp: Der Arbeitgeber kann im Rahmen einer Prognoseberechnung prüfen, ob die Fahrberechtigung bereits bei der Hingabe insgesamt steuerfrei belassen werden kann. Ergibt die Prognose, dass sich zum Beispiel eine Bahncard bereits allein durch die Dienstreisen und gegebenenfalls die Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte bezahlt macht, ist die Überlassung steuerfrei. Auf eventuelle Privatfahrten kommt es dann nicht an. Bleibt jedoch ein Rest übrig, der nicht auf Dienstreisen oder andere beruflich veranlasste Fahrten entfällt, ist dieser Restbetrag zu versteuern.
Tipp: Verzichtet der Arbeitgeber auf eine Prognose, stellt die Überlassung der Fahrberechtigung zunächst in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Erst am Jahresende darf dann eine Korrektur erfolgen und der steuerpflichtige Arbeitslohn ist zu mindern.