Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach Paragraf 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen.
Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb (also insbesondere in einem Restaurant) ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.
Die Rechnung muss grundsätzlich den Anforderungen des Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des Paragrafen 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung erfüllt sein.
Inhalt der Bewirtungsrechnung
Eine Bewirtungsrechnung wird von den Finanzämtern nur anerkannt, wenn sie folgende Angaben enthält:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen. Den Anforderungen ist genügt, wenn sich auf Grund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift eindeutig feststellen lassen.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Rechnung muss die dem leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
- Ausstellungsdatum
Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.
- Rechnungsnummer
Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
Verpflichtende Angaben nach der Kassensicherungsverordnung, wie zum Beispiel die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt.
- Leistungsbeschreibung
Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen.
Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen, genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht.
Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen. Die Angabe „Speisen und Getränke“ und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme soll nicht ausreichen.
Tipp: Bezeichnungen wie zum Beispiel „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden.
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
Für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen muss der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen.
Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum (zum Beispiel in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“) ist ausreichend.
Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.
- Rechnungsbetrag
Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein ggf. vom bewirtenden Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden.
Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann zum Beispiel dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.
- Name des Bewirtenden
Die Rechnung muss auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Dies gilt allerdings nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht übersteigt.
Tipp: Es bestehen bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.
Erstellung der Bewirtungsrechnung
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt.
Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß der Kassensicherungsverordnung enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung dar.
Rechnungen in anderer Form, insbesondere handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen nach Meinung des Bundesfinanzministeriums nicht die Nachweisvoraussetzungen. Die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Tipp: Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes dargestellt werden.
Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege
Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Eine elektronische Verknüpfung (zum Beispiel durch einen eindeutigen Index oder einen Barcode) ist zulässig. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.
Bewirtungen im Ausland
Im Einkommensteuergesetz wird nicht danach unterschieden, ob eine Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die genannten Anforderungen gelten daher auch bei Auslandsbewirtungen.
Tipp: Wird glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht.
Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.
Anwendungsregelung
Das BMF-Schreiben ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Verschärfungen gelten allerdings erst für Bewirtungsaufwendungen, die nach dem 1. Juli 2021 anfallen.
Für bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen gibt es zudem eine Übergangsregelung. Der Betriebsausgabenabzug ist unabhängig von den nach der Kassensicherungsverordnung geforderten Angaben zulässig.